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「今こそ、次なる時代にむけたオフィス改革!」

1.コロナで人々の働くスタイルが変わった。

新型コロナウイルスにより、未だ見ぬ驚異や変化が訪れても、生活、経済を進めるには働く未来を考えなければなりません。
コロナショックにより、今まで以上に働くという価値観と可能性を実感することができた方は多いのではないでしょうか。

特に、在宅勤務で一気に普及した会社の外で働く「テレワーク」スタイル。

打ち合わせや、営業に直接行けなくても、オンライン名刺交換やオンライン商談などビデオの向こう側の人と話し合い、事を進めることができます。会社と社員のITリテラシーが向上し、TV会議は当たり前となりました。

ウィズコロナ時代は、「社員一人ひとりが日々、働く場所を選択する時代」となります。自宅で、移動中のカフェで、コワーキングスペースなどのサテライトオフィスで…コロナにより一気に向上させた「テレワーク」活用スキルを今後生かさない手はありません。


一方、テレワークは通勤コストと時間のメリットはありますが、共同作業や意見を出し合うクリエイティブには不向きと感じている方は多いのではないでしょうか。また、在宅ワーク期間ずっと一人でいることに心細さや、モチベーションの維持が難しかったり、会社に対する所属意識の低下など精神面でも心配する声がみられました。

このように、テレワークだけでは補いきれない業務や、対面によるディスカスを必要とするクリエイティブなミーティング、社員の関係性の構築など、「会社のカルチャーを感じる・構築する場」として、今後もオフィスは重要な空間となります。

だから今こそ、この働くスタイルの変化に適応していくと同時に、今までのオフィス空間を見直すことは必須だと私たちは考えます。

「一人ひとりが日々、働くスタイルを選択する時代」

今日は出社、明日はテレワーク?

2.オフィスを見直す3つの視点

①社員のワークスタイル ②オフィス面積 ③オフィスの立地
の3つの軸からコロナの前と後でオフィスがどのように変化していくかを検討していきます。

①社員のワークスタイル ―今日、どこで働く?

移転のご相談があった50名規模の会社を例に、コロナショックの前と後で、社員のワークスタイルの変化をみてみました。

【出勤場所の変化】
●BEFOREコロナ
・出社…100%(出勤・退勤時は必ず出社)

会社の外で働くシチュエーションというと、主に外回りの営業や打ち合わせの前後に時間が余った際。
しかし、一日の大半が外で業務の日も、出勤・退勤時は必ずオフィスに出向くことが決まりでした。
したがってオフィスの個人デスクの可動率は90%を超えていたそうです。

●WITH/AFTERコロナ(緊急事態宣言解除後)
・出社…50%
・在宅…20%
・サテライトオフィス…20%
・モバイルワーク…10%

一方で、コロナショックによりほとんどの社員が在宅勤務に移行してから、会社と社員のテレワークに対する意識が変わりました。
出退勤、業務報告、会議などは、ITツールの環境を整えたことで、毎日の基本業務や進捗報告の社内ミーティングなどは在宅勤務が可能となりました。
また、子育て世帯や在宅の環境が整っていない社員の場合は、自宅の近くのサテライトオフィスを活用できるようにし、移動時間を省くことで業務効率を上げたり、ストレス軽減、集中しやすい場所を自分で選択できるようになりました。

結果、日々のオフィスに出勤する人数は以前よりも減少し、1日の個人デスクの可動率は60%程度。
このように、コロナ後の社員のワークスタイルは、
「在宅勤務」や「モバイルワーク」、「サテライトオフィス勤務」など、その日の業務に応じ、会社の外での勤務を選択する機会が増えました。

②オフィス面積―どんなスペースが必要?

このように、オフィスに縛られないワークスタイルに変化したことで、1人あたりの必要面積の算出からオフィスの広さを求めてきた以前の考え方はリセットされ、会社毎に本当に必要な要素の確認から、オフィス面積の再検討が必要となってきました。

そこで、今後のオフィスに求められるスペースについて特に再検討が必要な要素を3つご紹介します。

(1).個人作業スペース

これまで使用していた個人デスク、フリーデスクは密集・密接による飛沫感染を防ぐためにソーシャルディスタンス(2M)を確保するにあたって、隣接する人との距離を開けることが推奨されます。
例えば、今まで島型レイアウトで個人デスクを使用していたオフィスでは、両隣と真向かいの座席をあけて、互い違いの配置にするなど距離をとることで密集状態を防ぐ対策方法があります。
この場合、オフィスに出勤する人数は減っても、隣の人との間隔をあけるために個人作業スペースを広くとらなければなりません。

そこで、個人デスクやフリーアドレスデスクには、デスクパーテーションを設置して座席を区切りブース席を作ることで、隣接した座席に座る人からの飛沫感染を防ぎつつスペースを有効活用できます。
またブース席は個人作業をする上で、周囲の視線や音を遮り集中力を高めるため、個人作業の効率UPにも効果的です。

現状使用している個人デスクやフリーアドレスデスクには、置型やクランプ金具で天板に固定するタイプのデスクパーテーションで対策ができます。

新たな導入には、パーテーションと一体型のブース席や防音に優れた電話ブースの導入もおすすめです。
このようにワークスタイルの見直しから、社員数分あった固定席を減らして、フリーアドレス制のブース席を必要数採用することで、執務スペースの面積削減が目指せます。

(2).ミーティングスペース

テレワークだけでは補えきれない、グループワークや来客の打ち合わせなどに対応できるミーティングスペースは今後のオフィスにも必要な空間です。

そこで、「キャスター付きのデスク」や「スライディングウォール」を導入すると、人数が変動するミーティングにもすぐに対応でき、可変的にレイアウトできるミーティングスペースにすることができます。
このように内装や什器を工夫して、省スペースでもより有効的な空間が作れます。

(3).カルチャー構築の場

働く場所を選択する時代になったからこそ、オフィスは今後、社員同士の関係性の向上やクリエイティブを刺激する空間など「会社を象徴する場」としてより重要な役割を求められます。

例えば、「大きなパントリーがあるカフェスペース」「社内外のプレスや関連書籍が見れるライブラリースペース」「会社を象徴するレタリングアートが描かれたフリースペースやエントランス」など社員が帰属意識を持ち、モチベーションが上がるような空間がオフィスに求められるでしょう。

③オフィス立地

本社をかまえる立地はこれまで、「社員が毎日出社する場所」を大前提に、都心で駅チカの好立地であることが重要なポイントとなっていました。

そのため立地を重視するとオフィスの賃料が高く、空間にかけられる費用が削られ、作りたいオフィスを実現することができなかったり、社員増員によりスペースがすぐに足りなくなってしまったという悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

しかし、コロナショックにより新しいワークスタイルを取り入れたことで、在宅勤務やサテライトオフィス勤務の導入など社員が日々効率のよい場所を選択して業務することが可能となりました。
これによって自社オフィスに求める立地条件は変化すると私達は考えます。

実際に「都心にあったオフィスを解約して郊外の駅チカに移転をし、賃料が大幅に下がったためオフィスの内装にこだわりたい」というご相談や、「都心への移転計画を取り止めて今のオフィスを新しい働き方に合わせて改装したい」というご相談が増えています!

3.SCOPのご提案

そこで私たちは、時代にフィットした「働き方」から、オフィスの役割を見直すことで、経営戦略ともなるポジティブなレイアウト変更やダウンサイジング移転をご提案します!

①新時代に向けたオフィスの見直し

・現オフィスのレイアウト変更

・移転のための物件探し・デザイン設計・施工・引越

・オフィス撤退の現状回復工事


②経費計上ができる請求書の作成→節税対策支援


ぜひお気軽にご相談ください!